Tally notes 4 PGDCA

Unit of Measurement in Tally Unit of Measurement: - Stock Item को मापने के लिए जिस Unit का प्रयोग करते है। उसे Stock की Unit of Measurement कहते हैं NOS(number), Metres, Kilogram, Pieces आदि Simple Unit के उदा. है  तथा doz(Dozen) Compound Unit का उदा है।। Creating a Unit of Measure:- a) Creating Simple Unit of Measure :- 1) Go To Gateway of Tally ==>Inventory Info==> Unit of Measure पर जाकर Enter Key Press करते है 2) Unit Menu के अंतर्गत Create पर जाकर Enter Key Press करते है। 3) Unit Creation Screen Display होती है। 4) Type field में Default type Simple होता है। 5) Symbol Kgs  का  Formal Name Kilogram Type करते है। 6)  Number of Decimal Places की संख्या सेट करते है। इसके बाद हम  Ctrl+A press करते है।

Use of Tally Vault:- Tally Vault Option के प्रयोग से हमारे द्वारा बनाई गई कंपनी के डाटा को सुरक्षित रखा जा सकता है। Tally Vault Feature के प्रयोग द्वारा हम बनाई गई कंपनी में पासवर्ड दे सकते है। इससे जब भी हम Tally में कंपनी को Select करते है। तो कंपनी को ओपन करने के लिए सबसे पहले पासवर्ड देना होता है। Tally Vault Password Company Creation Time Or Company Create करने के बाद भी दिया जा सकता है। 1) Company Creation: Company Creation Time पर भी हम Tally Vault Password दे सकते है। 2) Exiting Company: यदि हमने Company Create कर ली है और Tally Vault Password का प्रयोग नहीं किया है तो भी हम Company Alteration Screen में Tally Vault Password दे सकते है। Alteration Screen में Vault Password देने के लिए निम्‍न Steps होते है- 2.1- Go To Gateway of Tally Screen से Keyboard  से ALT+F3 Key Press करें। 2.2- Company Info Menu Display होगा। जिसमें से Change Tally Vault पर जाकर Enter Key Press करते है तो Change Tally Vault Screen Display होती है। 2.3- Name:-  Name Field के लिए List of Co

Physical Stock Register:- Physical Stock Register द्वारा Physical Stock Voucher में की गई सभी Entries की Details को देख सकते है। देखने के लिए Gateway of Tally=>Display=>Inventory Books=> Physical Stock Register पर जाकर Enter key Press करते है

Stock Transfer in Tally ERP9 Tally में Stock Transfer क्‍या है ?  Stock Transfers:  इस Reports द्वारा Stock Journal Vouchers का उपयोग करते हुए की जाने वाली Entries काेे Display किया जाता है।  Voucher Register Display करने के लिए Selected Month पर Enter Key Press करते है।  Stock Transfer देखने के लिए निम्‍नलिखित स्‍टेप होते है - A) Gateway of Tally C) Display C) Inventory Books D) Stock Transfers पर जाकर Enter key Press करते है  

 Movement Analysis:- Movement Analysis का use करके हम Stock Items की movement (Inward and Outward) Report ज्ञात कर सकते है Movement Analysis Report देखने के लिए Gateway of Tally=>Display=>Inventory Books=> Movement Analysis पर जाकर Enter key Press करने पर निम्‍नलिखित Movement Analysis Report के लिए Option होते है- a. Stock Group Analysis:- यह Report उस Group में सभी Stock Items के लिए संपन्‍न किए जाने वाले Inward and Outward Transaction की Details Show करता है। b. Stock Item Analysis:- Stock Items Movement Analysis Information का Next Level होता है इसके द्वारा Movement का Party Wise/Transfer Wise Details को Show किया जाता है Inward Details द्वारा Invoice Rate और Effective Rate Show किया जाता है। c. Stock Category Analysis: - Stock Category Analysis Statement Selected Stock Category के Stock Items की Movement को show किया जाता है। d. Group Analysis:- Group Analysis Report में Selected Group के अंतर्गत Create किये गये Ledger के लिए

Ageing Analysis:- Tally में Ageing Analysis Report हाथ में कितने समय का stock शेष है इसको प्रदर्शित करती है यह रिपोर्ट पुराना Stock ज्ञात करने के लिए Inventory के Age-Wise Break-up Listed करता है। Tally अपने Users को Self के ageing Slabs तय करने की Flexibility Provide करता है। ageing analysis पहले ही Expired हो चुके या निकट भविष्‍य में Expire होने जा रहे Items को Batch Wise Listed करता हैा यह जानकारी हमें Stock की शेष अवधि तथा शीघ्र आगे बढने वाली Inventory पर भी नजर रखने में मदद करती है क्‍योंकि पुराने Stock का मूल्‍य गिर सकता है या अप्रचलन में चलते हानि हो सकती है। इस Report को देखने के लिए Gateway of Tally=>Display=>Inventory Books=> Ageing analysis पर जा कर Enter Key Press करें।

Purchase Order Summary:- Purchase Order Summary किसी Particular Date पर सभी Pending Orders का Record है Purchase Order Summary देखने के लिए Gateway of Tally=> Display=> Statement of Inventory=> Purchase Orders Summary पर जाकर Enter Key Press करते है तो Purchase Order Summary Screen Show हो जाती है। Sales Order Summary:- Sales Order Summary किसी Particular Date पर सभी Pending Orders का Record है Sales Order Summary देखने के लिए Gateway of Tally=> Display=> Statement of Inventory=> Sales Orders Summary पर जाकर Enter Key Press करते है तो Sales Order Summary Screen Show हो जाती है।

Sales Orders Book:- Sales Orders Book किसी Financial year के दौरान किए जाने वाले सभी Sales Orders का Record होता है। इसे देखने के लिए Gateway of Tally Display=> Inventory Book=> Sales Order Book पर जाकर Enter Key Press करते है।  Purchase Order Book:- Purchase Order Book किसी Financial Year के दौरान किए जाने वाले सभी Purchase Orders का Record होता है इसे देखने के लिए Gateway of Tally=>Display=>Inventory Books=> Sales order Book पर जाकर Enter key Press करते है

Group Summary:- Group Summary Statement द्वारा Selected Group के अंतर्गत आने वाले Account के Current Date तक के Closing Balances Show किये जाते है। Group Summary पर जा कर Enter key press करते है इसके बाद में List of Stock Groups से Stock Group को Select करते है Button Bar से Option को Select करते हुए ह‍म अपनी आवश्‍यकतानुसार Report का Review कर सकते है।

Memorandum Vouchers:-  Memorandum Vouchers एक Non-accounting Voucher है तथा Memorandum Vouchers का प्रयोग करके जो Entries Create की जाती है उनसे Company काे Financial पर कोई प्रभाव नहीं पडता है दूसरे शब्‍दों में  Tally इन Entries को Ledger में Post नहीं करती हैं परन्‍तु इन्‍हें एक Separate Memorandum Register में सुरक्षित करती है उदाहरण कम्‍पनी अपने Employeesको 10000 Conveyance Expense के रूप में Advance में Pay करती है यदि हम यह Transaction Record करना चाहते है और वह भी अपने Conveyance a/c को प्रभावित किए बिना सो Memorandum Voucher की सहायता से ऐसा करना संभव है  

Use of Security Control जब हम एक कंपनी बनाते है तब कंपनी Creation Screen में  use Security Control Option होता है। यदि हम उसे Yes Set कर देेते हैं। तो Tally Administrator के लिए Name or Password Type करने को कहता है। Security Control किसी भी संगठन का एक ऐसा अनिवार्य हिस्‍सा है जिसकी अनुपस्थिति में कोई कर्मचारी अनेक गैर जरूरी कार्योा को निष्‍पादित कर सकता है। Ex:- कोई Data Entry Operator भी Master बन सकता  है। Trial Balance, Financial Account, Ratio Analysis देख सकता है। अथवा महत्‍वपूर्ण जानकारी Delete कर सकता है। Types of Security Levels: Tally में By  Default Two Security Levels होते है- A) Owner B) Data Entry A) Owner:- Owner को Company Alteration Or Tally Audit को छोडकर सभी अधिकार केवल Administration के पास होते है। B) Data Entry:- Data Entry सीमित Access होता है परन्‍तु Administration द्वारा Access को आवश्‍यकतानुसार सौंपा अथवा सीमित कियाजा सकता है जो Generally Vouchers से Related होते है। Defining Different Security Levels: Security Levels को दो Steps में

Inventory Books like Stock Item:- Inventory Books:- Stock Items, Group Summary, Stock Transfers, Physical Stock Register, Movement Analysis, Ageing Analysis etc. को देख सकते है। Inventory Books की Reports देखने के लिए Go To Gateway of Tally=>Display=>Inventory Book पर जाकर Enter key Press करने पर Inventory Book Menu Display होता है। 1) Stock Item:- Stock Item वह Statement है जो Select Stock Item का In-words, Outwards और Closing Balance का Detail Monthly Basis पर Display करता है। Stock Items Summary देखने के लिए Go To Gateway of Tally=>Display=>Inventory Books=> Stock Item पर जाकर Enter key Press करते है और List of Items से Items को Select करने पर Stock Item Monthly Summary Display होती है।

Exception Reports :- Exception Reports को असामान्‍य Transaction या Balances पर नजर रखने के लिए use किया जाता है।  Gateway of Tally=> Display=> Exception Reports Negative Stock:- Negatvie Stock All Stock की वह List Show करता है। जिसमें Selected Period के अंत में Negative Balance होता है Negative Balance को आमतौर पर खरीदी द्वारा समायोजित किया जाता है। जिससे कि वह Items अस्‍वीकृत कर दिया जाए। Negative Stock Report देखने के लिए  Gateway of Tally=> Display=> Exception Reports=> Negative Stock पर जाकर Enter Key Press करते है। तो Negative Stock Item Screen Show हो जाती है Negative Ledgers:-  Exception Reports Menu के Option Negative Ledgers का प्रयोग करने पर मॉनीटर Screen पर उन Ledger Account की List Show होती है जिनका Balance Negative होता है अर्थात जोकि त्रुटिवश Stock से अधिक मात्रा में Export कर दिया गया है Negative Ledger Report देखने के लिए Gateway of Tally=> Display=> Exception Reports=> Negative Ledger पर जाकर Enter Key Press करते है।

Statement of Inventory:- Statement of Inventory related to Godowns, Categories, Stock Query Statement of Inventory में निम्‍नलिखित Option होते है- Godowns:- इस option को Select करने पर हमें Godowns की List दिखाई देती है। इस List में से किसी भी Godown को Select कर उसमें उपलब्‍ध Stock की Detials या Summary देख सकते है। Gateway of Tally=> Display=> Statement of Inventory=> Godowns पर जाकर Enter Key Press करते है। इसके बाद List of Godown का नाम Select करते है जिसका हम Report देखना चाहते हैं। Categories:- Stock Category द्वारा Stock Items का Parallel Classification Display किया जाता है इस Report को देखने के लिए Gateway of Tally=> Display=> Statement of Accounts=> Categories पर जाकर Enter Key Press करते है। इसके बाद हम Alt+F1 का उपयोग कर हम Details में Information देख सकते है। Stock Query:- Stock Query हमें किसी Stock Items के बारे में सभी information प्राप्‍त करने की अनुमति देती है। यह किसी item के बार में सभी अनिवार्य जानकारी को एक ही स्‍क्र

Dynamic Report Specific Options:- यदि किसी रिपोर्ट के लिए Specific Option उपलब्‍ध होते है तो वह Print Option को Select करते ही एक Sub Screen के रूप में Display होेने लगते है। User अपनी आवश्‍यकतानुसार उसमें Changes कर सकता है।

Different Printing Formats:- Print format  से आशय ऐसे Format से होता है जो अलग-अलग Format में वाउचर/रिपोर्ट्स को प्रिंट कर सकता है Different Printing Formats  का यूज करने के लिए निम्नलिखित Step करें- 1- जिस Voucher/Report का हम Print Different Format में करना चाहते है उसे Open करें 2- इसके बाद Keyboard से ALT+P Press करें। 3- Voucher Printing Screen Display होगी। 4- इसके बाद Keyboard से ALT+F Press करते है। 5- Set Print Mode Window Display होती है जिसमें Print Mode Screen Show होती है Print Mode Three Type के हाेते है। 5.1- Dot Matrix Format 5.2-Neat Mode 5.3- Quick/Draft Mode 5.1- Dot Matrix Format:- यह Option Tally Reports को Text Format में Dot Matrix Printer की सहायता से Print करने की सुविधा प्रदान करता है। 5.2- Neat Mode:-   यह  Mode Windows पर Installed लगभग सभी Printer Driver के साथ कार्य करने में सक्षम होते है। Neat Printing की सहायता से हम बडे नामों को Account की जगह के अनुसार Auto Fit कर सकते है। 5.3- Quick/Draft Mode:- यह Mode भी Windows पर Instal

Post Dated Vouchers:- जब हम Vouchers Entry करते है तब उन्‍हें Post Dated कर सकते है Tally Ledger का तब  Update नहीं जब तक तारीख नहीं आ जाती। यह तब बहुत उपयोगी है जब Transaction की Regulars Basis पर Entry की जाती है जैसे हम किसी लोन की Installment को Advance में Pay कर देते है लेकिन टैली तब तक Entry नहीं करता जब तक वह तारीख न आ जाए।

Common printing options:- 1. Printer Language 2. With Previews 3. Titling 4. Page NOS 5. Pre-Printed/ Plain Paper 6. Print Format 7. Copies 8. Select Printer

Reversing General in Tally Reversing General:- ये वे विशेष जर्नल है जो जर्नल की तिथि के बाद अपने आप रिवर्स हो जाती है यह केवल तभी प्रभावी होती है जब उन्‍हें बैलेंस शीट रिपोर्ट में खोला जाये उदाहरण के लिए यदि हम 30 July को Balance Sheet देखें तब जुलाई की Salary Due होगी क्‍योंकि यह अगस्‍त के प्रथम सप्‍ताह में दी जाएगी। अत: यह एक Liability है जो Balance जो Balance Sheet में दिखाई नहीं देगी इससे बाहर आने के लिए 30 July की Reversing Journal बना दी जाती है। Salary  a/c             1000     To Provision (Current Liabilities)                                100

Purchase and Sales bill Pending Purchase Bill Pending:-  Purchase Bill Pending Incomplete Purchase के सभी Details को List-wise करता है। जहां माल तो प्राप्‍त कर लिया जाता है परंतु Invoices नहीं बनाए जाते हैं। साथ ही उनकी List भी दिखाती है जहां  Invoice प्राप्‍त हो गयी है लेकिन माल नहीं इसके लिए सभी Set Tracking number को Yes Set कर देते है Purchase Bill Pending देखने के लिए Gateway of Tally => Display => Statement of Inventory => Purchase Bill Pending पर जाकर Enter Key Press करते है तो Purchase Bill Pending Screen Show हो जाती है। Sales Bill Pending:-  यह Report सभी आधे-अधूरे Sales की List को दिखती है। यह उनकी लिस्‍ट भी दिखती है जिसमें Invoice बनती है लेकिन Goods Delivered नहीं होते है इसके लिए Set Tracking number को yes कर देते है इसे देखने के लिए Gateway of Tally => Display => Statement of Inventory => Purchase Bill Pending पर जाकर Enter Key Press करते है तो Sales Bill Pending Screen Show हो जाती है।

Overdue Receivables Overdue Receivables का प्रयोग करने पर Monitor Screen परउन Party के Ledger Accounts के बारे में जानकारी Bill Outstanding Window में Show होती है जिन Party से हमें वर्तमान तिथि से पूर्व भुगतान प्राप्‍त होना चाहिए था अर्थात जिनको प्राप्‍त करने क लिए निर्धारित तिथि निकल चुकी है   Gateway of Tally=> Display=> Exception Reports=> Overdue Receivables पर जाकर Enter Key Press करते है।   Overdue Payables:- Overdue Payables का प्रयोग करने पर Monitor Screen पर उन Party के Ledger Accounts के बारे में जानकारी Bill Outstanding Window में Show होती है जिन Party से हमें वर्तमान में तिथि से पूर्व भुगतान करना चाहिए था अर्थात जिनकों भुगतान करने के लिए निर्धारित तिथि निकल चुकी है।  Gateway of Tally=> Display=> Exception Reports=> Overdue Payables पर जाकर Enter Key Press करते है।